Au sein de la copropriété, les copropriétaires demandent plus d’informations et de transparence dans la gestion de leur bien. La présence sur le terrain du syndic ou des prestataires, devient un élément clé des bonnes relations en copropriété. Au-delà d’une simple visite, c’est un moment de convivialité pour sortir des échanges virtuels et privilégier les relations humaines.

Vous trouverez ci-dessous les points clé d’une visite d’immeuble, son compte rendu et les solutions pour améliorer la communication en copropriété.

I) Est-ce une obligation dans les missions du syndic ?

1. Que dit la loi ? 

En France, le syndic doit réaliser des visites régulières des copropriétés sous sa gestion, conformément à la loi du 10 juillet 1965. Le décret du 17 mars 1967 en fait référence également. Les modalités exactes de ces visites peuvent varier en fonction du contrat de syndic.

A ce propos, le syndic doit veiller à l’entretien et à la conservation des parties communes de l’immeuble. Ces visites permettent vérifier l’état des parties communes et le respect des contrats d’entretien en vigueur.

Le nombre de visites annuelles varient en fonction de la taille et des caractéristiques de l’immeuble.

Si le syndic ne réalise pas les visites prévues dans le contrat il peut être tenu pour responsable. Par exemple, en cas de préjudice causé par un manque d’entretien (dégâts matériels ou sinistre).

Les copropriétaires peuvent le mettre en demeure ou demander une réduction de ses honoraires en cas de manquement contractuel. En outre, le syndic doit rendre compte des visites réalisées dans le rapport annuel présenté lors de l’assemblée générale de copropriété.

2. L’importance de formaliser et cadrer cette prestation

La loi n’impose pas un nombre précis de visites, mais leur fréquence doit être précisée dans le contrat du syndic.

Pour garantir une gestion rigoureuse et un suivi optimal de la copropriété, il est essentiel de définir clairement les modalités des visites dans le contrat de syndic. La fréquence des visites est à la discrétion du syndic de copropriété.

En moyenne, les syndics réalisent une à deux visites annuelles, hors réunions de conseil syndical ou suivi de travaux.

A noter que le contrat doit préciser la fréquence des visites de la copropriété par le syndic, en fonction des caractéristiques et des besoins spécifiques de l’immeuble :

• Immeubles résidentiels classiques : une visite trimestrielle minimum.
• Immeubles à usage mixte ou avec équipements spécifiques (ascenseur, locaux techniques, etc.) : une visite mensuelle ou bimensuelle peut être justifiée.

Les visites doivent être planifiées à l’avance et signalées aux copropriétaires, surtout lorsqu’un accès à des espaces privatifs est nécessaire. Elles sont incluses dans le forfait du syndic, sauf demande spécifique engendrant des frais supplémentaires clairement stipulés dans le contrat.

Les copropriétaires sont encouragés à assister aux visites, bien que leur présence ne soit pas obligatoire. L’objectif étant de recueillir les demandes et ressentis des occupants et de créer du lien avec eux. En effet, les copropriétaires apprécieront de savoir qui est la personne en charge de leur immeuble et de voir que leur bien est considéré comme les autres. 

En outre, informer la copropriété en amont est essentiel, car les visites nécessitent souvent une disponibilité en journée, ce qui peut être contraignant. L’organisation de ces visites peut parfois s’avérer compliqué si les copropriétaires ne répondent pas à l’invitation du gestionnaire.

3. Un moment de communication

Les visites régulières de la copropriété par le syndic ne se limitent pas à une simple formalité. Elles permettent de renforcer la transparence et la relation de confiance entre les copropriétaires et le gestionnaire.

En se rendant sur place, le syndic peut observer directement l’état des parties communes. Cette observation régulière aide à détecter rapidement les dysfonctionnements et à éviter des dégradations coûteuses. Cette approche proactive permet de traiter rapidement les problèmes avant qu’ils ne s’aggravent. Garantissant ainsi un environnement de vie agréable et sécurisant pour les résidents.

De même, les visites démontrent l’implication concrète du syndic dans la gestion de la copropriété. En se montrant présent et accessible sur le terrain, le gestionnaire instaure un climat de confiance avec les copropriétaires. Cela favorise également la transparence, car les observations faites sur place peuvent être directement partagées avec le conseil syndical ou présentées lors de l’assemblée générale.

Une inspection régulière aide le syndic à planifier les travaux nécessaires de manière plus précise. Que ce soit pour des réparations ponctuelles ou pour des projets à long terme, ces visites permettent d’éviter des interventions en urgence souvent coûteuses. Cela garantit une gestion plus efficace des budgets et des charges.

En effet, l’attention portée aux détails lors des visites contribue à maintenir ou à améliorer la valeur de l’immeuble. Un immeuble bien entretenu conserve mieux sa valeur et reste attractif pour les acheteurs ou locataires potentiels.

En présence du syndic sur le terrain, le conseil syndical peut être impliqué plus directement dans les décisions. Cela renforce la coopération entre les deux parties et permet d’aligner les attentes des copropriétaires avec les actions du gestionnaire.

II) Comment se déroule la visite d’immeuble ?

1. Qui est convié à la visite d’immeuble ? 

Avant la visite, le gestionnaire informe les copropriétaires, le conseil syndical et les prestataires concernés. Il précise la date, l’heure et les objectifs, en invitant les résidents à se joindre à la visite s’ils le souhaitent. Les prestataires sont conviés à la visite du syndic pour discuter de leur travail ou clarifier certains points.

Les gardiens ou concierges, ayant une connaissance approfondie de l’immeuble, doivent aussi être présents pour partager leurs observations. Les membres du conseil syndical peuvent se joindre à la visite, le cas échéant.

Bien que la présence des membres de la copropriété ne soit pas obligatoire, il est essentiel de prévenir de sa présence dans la copropriété afin que des résidents se rendent disponibles. Il est important également de recueillir en amont les demandes et besoins de la copropriété afin d’arriver le jour de la visite avec des premiers éléments de réponse.

En tant que copropriétaires, se joindre à cette visite de votre syndic vous permettra de connaître votre gestionnaire et de lui poser en direct vos interrogations. 

Si des travaux sont prévus, la présence de prestataires extérieurs peut être utile pour répondre aux questions des copropriétaires.

2. Comment planifier la visite d’immeuble ? 

Avant toute chose, il est important d’identifier les buts de la visite. Les objectifs peuvent varier en fonction des besoins spécifiques de la copropriété, mais ils incluent souvent :

• Vérifier l’état des parties communes (propreté, sécurité, entretien).
• Contrôler la réalisation des prestations des prestataires (nettoyage, jardinage, maintenance).
• Recueillir les observations ou préoccupations des copropriétaires.
• Identifier les travaux nécessaires ou planifier des interventions.

Avant la visite, le gestionnaire consulte les contrats d’entretien et les signalements des copropriétaires pour préparer un itinéraire précis. Il vérifie les prestations en cours, les éventuelles anomalies et identifie les priorités nécessitant une intervention rapide.

Un plan de visite structuré garantit que tous les points essentiels seront couverts. Ce plan peut inclure un itinéraire précis des zones à inspecter, une liste de contrôle des éléments à examiner, les rendez-vous prévus avec les prestataires ou les membres du conseil syndical, si nécessaire.

3. L’aide précieuse des nouvelles technologies 

Pour documenter la visite et faciliter la communication, le gestionnaire doit disposer d’un appareil photo ou un smartphone pour capturer des anomalies ou des travaux à prévoir. Une application mobile ou une fiche de contrôle l’aidera à prendre des notes détaillées.

Les applications dédiées à la gestion de copropriété permettent aux gestionnaires de documenter en temps réel les observations faites lors des visites.

Partager instantanément ces informations avec le conseil syndical ou les copropriétaires via des plateformes collaboratives améliore la transparence et la communication entre toutes les parties.

Les plateformes en ligne dédiées à la copropriété permettent aux gestionnaires de préparer les visites en amont. Les copropriétaires peuvent signaler leurs préoccupations à travers des espaces numériques, facilitant l’identification des points à vérifier sur place. Après la visite, les comptes rendus peuvent être publiés en ligne, accessibles à tous, garantissant une traçabilité optimale.

Par ailleurs, la réalité augmentée et les outils de visite virtuelle permettent d’organiser des visites collaboratives, même à distance. Les gestionnaires peuvent montrer aux copropriétaires les zones concernées en direct ou via des enregistrements, rendant les discussions plus claires et précises. Cela est particulièrement utile pour les copropriétaires ne résidant pas sur place.

III) L’importance de réaliser un compte rendu de visite 

La rédaction d’un compte rendu de visite, bien que non obligatoire, constitue un moyen efficace pour aligner les copropriétaires et le syndic sur une vision commune, tout en servant de référence pour les réunions ou visites à venir.

Ce compte rendu pourra contenir un avis sur l’état général de l’immeuble, les dégradations constatées, accompagnées de photos. Il permet aussi d’inscrire les travaux ou les actions à prévoir.

Il est important de partager ce rapport avec le conseil syndical et, si nécessaire, avec les copropriétaires via une plateforme en ligne ou un courrier.

1. L’extranet pour communiquer sur la visite de l’immeuble 

La Loi ALUR puis la Loi ELAN ont rendu obligatoire la mise à disposition d’un accès en ligne pour les copropriétaires et une liste de documents obligatoires.

Ces sites internet reliés à l’intranet des syndics mettent à disposition des documents de la copropriété, via un accès sécurisé et individualisé selon le profil d’utilisateur : syndic, conseil syndical, copropriétaires.

Parmi les documents obligatoires, nous retrouverons le règlement de copropriété, la fiche synthétique, le carnet d’entretien, les diagnostics de l’immeuble, les contrats d’entretien et de maintenance ou encore les procès-verbaux d’assemblée générale.

Chaque copropriétaire aura accès individuellement au détail de ses parts, des appels de fonds et des charges qu’il a réglé.

Le conseil syndical aura un accès supplémentaire à la liste des copropriétaires, aux assignations en cours, aux relevés bancaires périodiques et à la balance générale des comptes séparés ouvert au nom du syndicat des copropriétaires.

L’extranet se révèle être un outil pratique afin de communiquer les informations, photos échangées lors de la visite de l’immeuble, à tous les copropriétaires.

2. La mise à jour du carnet d’entretien 

La visite régulière de la copropriété par le gestionnaire est une démarche essentielle qui dépasse le simple contrôle des parties communes. Elle joue un rôle clé dans la conformité légale et la valorisation patrimoniale de l’immeuble, notamment à travers la mise à jour du carnet d’entretien de la copropriété, document exigé par la loi.

Tout immeuble en copropriété doit avoir son carnet d’entretien. Ce document répertorie des informations techniques liées à la maintenance et aux travaux effectués dans l’immeuble. Le contenu du carnet d’entretien a été spécifié dans un décret datant de 2001.

Il doit être réalisé, tenu et mis à jour par le syndic de copropriété. Le carnet d’entretien peut être consulté par les copropriétaires sur le site internet : www.service public.fr Le carnet d’entretien doit obligatoirement contenir l’adresse, l’identité du syndic actuel, la référence des contrats d’assurance. 

Toute omission ou inexactitude dans ce document peut entraîner des sanctions ou compromettre la gestion de la copropriété, d’où la nécessité de visites régulières. 

Lors des visites sur site, le gestionnaire de copropriété effectue des observations systématiques et recueille les informations indispensables à l’actualisation du carnet d’entretien. Un carnet d’entretien complet et à jour est un outil stratégique pour la copropriété. 

Un carnet bien tenu inspire confiance aux acheteurs potentiels, qui disposent d’une vision claire sur l’état et la gestion du bien. Cela peut faciliter les ventes et justifier un prix plus élevé.

En planifiant les interventions et travaux grâce à un suivi rigoureux, la copropriété peut éviter les dépenses imprévues, optimisant ainsi le budget global.

Un entretien régulier et documenté reflète une gestion proactive et rigoureuse, améliorant l’image de l’immeuble auprès des résidents et visiteurs.

En veillant à l’entretien constant des équipements et à la conformité avec les normes en vigueur, le carnet d’entretien contribue à la longévité et à la valeur du bâtiment.

3. Amélioration de la relation avec les prestataires de services 

Lorsque le gestionnaire de copropriété se déplace régulièrement sur site, les prestataires perçoivent une démarche proactive et professionnelle. Cela démontre que le syndic accorde une attention particulière à la qualité des prestations réalisées et qu’il s’implique activement dans la gestion de l’immeuble. Cette présence peut motiver les prestataires à maintenir un haut niveau de service, sachant que leur travail est suivi et évalué.

Les prestataires savent que les visites du gestionnaire incluent souvent des vérifications de la qualité des services rendus (propreté, entretien des espaces verts, fonctionnement des équipements, etc.). Cela les incite à respecter scrupuleusement leurs engagements contractuels et à maintenir des standards élevés. Ils perçoivent ces contrôles comme une validation de leur travail, mais aussi comme un levier d’amélioration continue.

Lorsque le gestionnaire de copropriété se déplace régulièrement sur site, les prestataires perçoivent une démarche proactive et professionnelle. Cela démontre que le syndic accorde une attention particulière à la qualité des prestations réalisées et qu’il s’implique activement dans la gestion de l’immeuble. Cette présence peut motiver les prestataires à maintenir un haut niveau de service, sachant que leur travail est suivi et évalué.

Les prestataires savent que les visites du gestionnaire incluent souvent des vérifications de la qualité des services rendus (propreté, entretien des espaces verts, fonctionnement des équipements, etc.). Cela les incite à respecter scrupuleusement leurs engagements contractuels et à maintenir des standards élevés. Ils perçoivent ces contrôles comme une validation de leur travail, mais aussi comme un levier d’amélioration continue.

Conclusion

Les visites d’immeubles sont essentielles pour une gestion efficace, transparente et proactive de la copropriété. Elles garantissent un suivi rigoureux des prestations, anticipent les travaux et renforcent la confiance entre toutes les parties prenantes.

Bien organisées et bien documentées, ces visites deviennent un pilier central d’une copropriété bien gérée et sereine. En s’appuyant sur des outils numériques et une communication fluide, le syndic optimise la sécurité et la valorisation de la copropriété.

Ces visites permettent d’anticiper les besoins futurs et de maintenir un niveau élevé de satisfaction au sein de la copropriété.

En documentant et en partageant les observations réalisées sur le terrain, le gestionnaire consolide sa crédibilité et instaure un climat de confiance durable.

Ainsi, ces visites, bien préparées et menées avec rigueur, deviennent un pilier essentiel pour une gestion optimale, alliant maîtrise des charges, préservation du patrimoine et amélioration continue de la qualité de vie des résidents.