Assemblées générales de copropriété à distance : comment ça fonctionne ?

Une AG en visio vaut mieux qu’une AG annulée !

Depuis le début de la crise sanitaire et les annonces gouvernementales parues en 2020, de nombreuses questions subsistent sur la tenue des assemblées générales de copropriété à distance.

En effet, suite aux restrictions liées à la covid-19, il est devenu difficile de se réunir en physique. Votre assemblée générale va donc probablement se tenir en visioconférence ou en audioconférence.

Cet article décrypte pour vous les droits et devoirs de toutes les parties prenantes afin que cette période d’incertitude affecte le moins possible la continuité de votre copropriété.

Les différentes façons de tenir une assemblée générale de copropriété

AG en présentiel

Réunion d'assemblée générale de copropriété

Première solution, notamment pour les petites copropriétés : votre assemblée générale se déroule en présentiel. Votre syndic doit vous faire parvenir une convocation précisant les informations sur la tenue de l’AG (adresse, horaires, etc…), les ordres du jour ainsi que le nom du président de séance. La convocation à l’AG physique doit vous être adressée au moins 21 jours avant la date de celle-ci.

L’ensemble des copropriétaires se réunit afin de voter les ordres du jour. De cette manière, le décompte des voix se fait immédiatement et l’assemblée générale n’est clôturée qu’à partir du moment où l’ensemble des sujets ont été abordés.

AG mixte

Assemblée générale copropriété en visio

Seconde option, votre syndic décide de mixer le déroulement de l’Assemblée Générale en distanciel et en présentiel. Il donne alors la possibilité pour un nombre limité de copropriétaires de venir en présentiel tandis que d’autres peuvent faire le choix du vote par correspondance. Cette solution est très plébiscitée ces derniers temps afin de respecter les directives gouvernementales au sujet du nombre maximum de personnes présentes en réunion.

AG à distance

Assemblée générale de copropriété en visioconférence

Enfin, votre AG peut également se dérouler en 100% distanciel. Si c’est votre cas, deux possibilités s’offrent à vous :

  • les votes par correspondance
  • et les visioconférences

Nous vous expliquons dans la suite de cet article comment peuvent se dérouler vos AG dans ces deux cas.

Les types de votes 

Que votre assemblée générale soit organisée en présentiel, de façon mixte ou à distance, les conditions de vote restent sensiblement les mêmes.

Le vote à main levée

Vote à main levée en copropriété

Le vote à main levée est possible durant les AG tenues en présentiel et mixtes. Durant celle-ci, les ordres du jour défilent et les copropriétaires présents votent directement durant la réunion.

C’est le président de séance qui décompte les voix et qui clôt la séance une fois tous les sujets étudiés.

Le vote par correspondance

Les votes par correspondances sont utilisés pour les AG mixtes et celles 100% réalisées à distance. C’est-à-dire que le vote par correspondance peut être utilisé dans 3 cas :

Vote par correspondance copropriété
  • AG en physique et votes par correspondance (mixte)
  • AG en visioconférence et votes par correspondance
  • AG dont les décisions sont prises à 100% en vote par correspondance

Le formulaire de vote par correspondance doit obligatoirement être joint à la convocation de votre AG, soit 21 jours avant celle-ci.

Bon à savoir : Tout copropriétaire qui aurait retourné son bulletin de vote, mais qui se rend à l’AG (physique ou à distance) a la possibilité de changer son vote jusqu’à ce que l’AG soit clôturée. Aussi, en cas d’amendement d’une résolution, c’est-à-dire si sa finalité est modifiée, alors les votes par correspondance ne sont pas pris en compte. Par exemple, si la résolution initiale portait sur les travaux du hall et qu’après débat ils incluent la rénovation des ascenseurs, le vote par correspondance n’est plus pris en compte, car il n’est plus en lien avec le sujet de départ.

Info covid : de manière dérogatoire, votre syndic de copropriété peut vous imposer de tenir l’assemblée générale seulement via vote par correspondance jusqu’à un mois après la fin de l’état d’urgence sanitaire. L’état d’urgence est pour le moment prorogé jusqu’au 1er juin 2021.

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Le vote à distance

La tenue d’une AG à distance se déroule grâce à des outils de visioconférence ou audioconférence.

Vote à distance en copropriété

Plusieurs conditions s’imposent afin de pouvoir y recourir, l’outil doit permettre :

  • D’identifier les participants (nom et prénom)
  • D’entendre les copropriétaires de façon audible
  • Que tous les participants puissent être présents en même temps
  • Que la retransmission soit en continu (sans interruption)

Durant la crise sanitaire (période dérogatoire), le syndic a le droit de choisir unilatéralement le système de visioconférence ou audioconférence pour votre assemblée générale. Toutefois, une fois cette période passée, vous pourrez proposer tout outil respectant le cadre réglementaire énoncé précédemment.

Quelques outils spécialisés pour les visioconférences ou audioconférences ont vu le jour, permettant aux copropriétaires de voter directement via ces derniers. Cela permet au syndic de décompter les voix plus rapidement et aussi de garantir leur confidentialité. Le vote peut alors prendre la forme de réponse à un sondage.

Par délégation de pouvoir

Vous ne pouvez pas vous rendre à votre AG ? La délégation de pouvoir est là pour vous permettre d’exprimer tout de même votre avis ! En effet, tout copropriétaire peut déléguer son droit de vote à un mandataire, que ce dernier soit ou non membre du syndicat. En revanche, soyez vigilant, car pour prévenir des abus de majorité, il existe deux prérogatives :

Assemblée générale mixte en copropriété
  • En général, un mandataire reçoit 3 mandats au maximum : alors, le total des voix dont il dispose peut-être supérieur à 5% du total du syndicat
  • Dans le cas d’une grande copropriété (par exemple pour un immeuble de plus de 100 lots), un mandataire peut recevoir plus de 3 mandats : mais le total des voix dont il dispose ne devra pas dépasser 5% du total des voix du syndicat

Toutefois, en cette période où le vote par correspondance est possible, il paraît préférable de compléter et de retourner votre bulletin pour voter les résolutions.

Focus sur les Assemblées Générales à distance

 

L’organisation des assemblées générales à distance, un phénomène nouveau ? Pas tout à fait dans la mesure où la loi Élan permettait déjà la tenue des AG en visioconférence dès 2018, à condition que cette décision soit au préalablement votée en AG.

Comment se déroulera votre AG à distance ?

Comme préalablement expliqué, l’AG à distance peut revêtir deux formes :

  • 100% visioconférence
  • mixte entre visioconférence et votes par correspondance

Bon à savoir : lors du 1er confinement lié à la covid-19, le gouvernement a légiféré la prorogation des contrats de syndic jusqu’au 31 janvier 2021 dans le but d’éviter aux copropriétés une paralysie liée à l’échéance du contrat de leur syndic (lorsque leur AG ne pouvait se tenir pour cause de pandémie).

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Jusqu’à quand mon AG pourra-t-elle se dérouler à distance ?

Puisque la vie de votre copropriété doit se poursuivre malgré la pandémie, votre syndic de copropriété peut tenir vos assemblées générales à distance. De cette façon, les assemblées générales peuvent se tenir à distance depuis le 1er juin 2020. Par ailleurs et compte tenu de l’évolution de la pandémie, le gouvernement a fait paraître une ordonnance au Journal Officiel (le 10 février 2021) autorisant les tenues d’AG à distance, jusqu’au 1er juillet 2021. Puis, la loi relative à la gestion de la sortie de crise sanitaire a prolongé cette possibilitéjusqu’au 31 octobre 2021.

Légitimité des votes lors d’une AG en distanciel

Une AG dématérialisée est aussi synonyme de légitimité. Toutes les décisions importantes que votre copropriété doit prendre, peuvent être décidées durant les AG en distanciel. La recevabilité des votes en visioconférences, ou par correspondance, est identique à ceux en présentiel. La vie de copropriété peut et doit donc continuer !

Ce qu’il faut retenir

  • 3 possibilités : 100% présentiel, mixte ou 100% distanciel
  • Par dérogation, les AG à distance sont autorisées jusqu’au 1er juillet 2021, sans besoin d’avoir réalisé un vote préalable
  • Le poids de votre vote reste identique qu’il soit en présentiel ou à distance

Econhomes intervient sur votre copropriété afin d’optimiser vos charges courantes et ainsi réaliser des économies !

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