Comment réduire les coûts de maintenance de sa chaudière ?

De la fourniture de combustibles à l’entretien des installations, le contrat de maintenance de la chaufferie est un poste de dépense stratégique pour les copropriétés.

Chauffage collectif, chauffage individuel, chauffage urbain… De nombreuses possibilités s’offrent à la copropriété. Entretenir sa chaudière étant une obligation légale, nous vous donnons quelques explications et pistes d’optimisation pour alléger vos factures.

Un contrat de maintenance, pour quoi faire ?

D’abord pour répondre aux obligations légales :

Depuis 2009, toutes les chaudières d’une puissance comprise entre 4 et 400 kilowatts doivent faire l’objet d’un entretien annuel.

La mise en place d’un programme de maintenance répond à de nombreux objectifs :

• Diminuer les consommations énergétiques grâce aux réglages des équipements et à un meilleur équilibrage du réseau
• Réduire le risque de pannes ou de casses
• Allonger la durée de vie de la chaudière et des équipements
• Améliorer le confort de chauffe (notamment grâce aux réglages inter-saisonniers)
• Conserver un historique grâce aux livrets de chaufferies
• Garantir la sécurité des installations

Vous souhaitez en savoir plus sur le contrat de maintenance chaudière ?

Nos experts répondent à toutes vos questions :

Les deux types de fonctionnement pour chauffer une copropriété :

Le chauffage individuel

Chaque appartement possède sa propre chaudière. Électrique ou à gaz, chaque type de chauffage implique un type de gestion différent.

La maintenance de la chaudière est soit individualisée (chaque appartement est tenu d’entretenir son équipement), soit commune (la copropriété souscrit un contrat pour l’entretien de toutes les chaudières individuelles). 

De la même manière que la maintenance, la fourniture d’énergie peut être individuelle ou collective.

Le chauffage collectif

La copropriété possède une chaufferie où sont rassemblées les différentes installations permettant de chauffer la copropriété. Un contrat de fourniture est donc nécessaire pour alimenter les équipements de chauffage. Certaines sociétés proposent d’ailleurs des contrats regroupant la fourniture (P1) et la maintenance (P2). 

Le dernier type de chauffage collectif existant est le chauffage urbain. Aussi appelé réseau de chaleur, il est caractérisé par un ensemble de canalisations rattachées d’un côté aux copropriétés qui en bénéficient et de l’autre à une chaufferie de grande taille. Appartenant généralement à la ville où il est implanté, le réseau de chaleur est entretenu et géré par des sociétés spécialisées. Des appels d’offres déterminent l’entreprise qui interviendra sur des périodes pouvant osciller entre 10 et 20 ans.

Les différents types de contrats pour votre chaudière :

P1 : Fourniture de l’énergie ou du combustible par l’exploitant

Confier le P1 à son mainteneur signifie lui sous-traiter l’achat de l’énergie.

Dans le cas d’une chaudière Gaz, le prestataire souscrit alors un contrat auprès d’un fournisseur d’énergie (pour le gaz : Engie, Total Direct Energie, Antargaz, etc.) et refacture la copropriété en fonction des consommations.

L’avantage de cette solution est qu’elle permet à la copropriété de bénéficier des conditions d’achats théoriquement avantageuses du prestataire (qui a de plus gros volume).

Mais elle a deux contraintes majeures :

• L’exploitant sera peu motivé à faire des économies d’énergie car son Chiffre d’Affaires est en partie lié à la consommation (plus vous consommez, plus ses revenus sur les prix de vente de l’énergie sont importants)
• Vous perdez un peu de visibilité sur vos achats d’énergie et sur la stratégie d’achats (modalités du contrat, choix de l’opérateur, etc.)

P2 : Maintenance et petits entretiens

Le P2 est la partie obligatoire du contrat de maintenance de la chaudière !

Il couvre les opérations de maintenance préventive de la chaudière et les réparations inférieures à 500 €.

La notion de limite de responsabilité et de prise en charge étant assez floue, il est impératif de préciser la limite des prestations dans votre contrat :

• Fréquence des contrôles et de l’entretien annuel des installations
• Opérations de maintenance préventive réalisées
• Dépannage (main d’œuvre et déplacement en cas de panne)
• Surveillance des températures de consigne (température cible dans l’ensemble des logements)

Ce contrat permet donc d’assurer la bonne maintenance de ses installations tout en garantissant un bon fonctionnement et la sécurité.

P3 : Provision pour le renouvellement des matériels

Le P3 fonctionne comme une cagnotte : la copropriété augmente le montant du contrat chaque mois afin de provisionner les dépenses pour les grosses réparations de la chaudière et des équipements.

Ce type de contrat permet de lisser le budget de fonctionnement de la chaudière et de ne pas subir de gros appels de charge lors de pannes ou de besoin de renouvellement de pièces.

Autre avantage en cas d’intégration d’une clause d’évolutivité (cf. plus bas), la copropriété pourra bénéficier d’infrastructures plus performantes lors du renouvellement des pièces.

Attention toutefois aux pièges :

• Ce contrat doit être bien dimensionné et adapté en fonction notamment de l’âge et du type de chaudière
• Il oblige à suivre les dépenses en réparation avec attention : l’argent confié au mainteneur est-il dépensé ? Est-il bien dépensé ?

P4 : Financement de gros travaux de rénovation

Le P4 est souvent utilisé dans le cadre de travaux de rénovation de la chaufferie ou des travaux de mises en conformité. Il consiste à confier le financement de ces travaux au mainteneur afin d’étaler le coût d’un investissement lourd pour la copropriété.

Très coûteux et demandant une longue durée d’engagement, la mise en place du P4 doit obligatoirement être liée à un plan précis de rénovation des installations en place.

On peut comparer ce dispositif à du crédit-bail ou encore du leasing.

Les différentes clauses des contrats de maintenance :

Il existe différentes clauses qui peuvent être incorporées au contrat.

Nous conseillons d’intégrer ces 3 points essentiels dans :

• Les conditions du dépannage : Délai d’intervention en nombre d’heures maximum dans lequel le prestataire doit intervenir
• La liste des opérations et travaux exclus : Doit être la plus précise possible pour se protéger au mieux en cas de problème sur les installations
• Une grille tarifaire des travaux hors contrat avec coût de la main d’œuvre.

D’autres ne sont pas indispensables mais peuvent apparaître au bénéfice de la copropriété

• La clause d’intéressement, qui va établir des objectifs de consommation avec un partage des économies mais aussi des potentiels excès de consommation (uniquement sur les contrats comprenant un P1).
• La clause de pénalités permet à la copropriété de se prévenir en cas de non-respect du contrat de la part des mainteneurs (température de consigne, période de chauffe, consommation, nombre de visites, etc.). Elle consiste en une sanction financière si ces derniers ne respectent pas leurs engagements.
• La clause de rapport annuel, qui oblige le mainteneur à remettre annuellement un rapport d’entretien qui précise la totalité des actions et travaux réalisés pendant l’année.
• La clause d’évolutivité : Intégrée dans les contrats P3, elle permet de considérer l’évolution technologique dans le remplacement des équipements. La copropriété évite ainsi un remplacement de pièces à l’existant pour finalement bénéficier d’une technologie plus récente, et ce sans coût supplémentaire

Je souhaite maîtriser mes frais de chaudière

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