Les prestations de maintenance et d’entretien de vos copropriétés sont encadrées par des contrats souscrits auprès de prestataires spécialisés pour une durée allant généralement de 1 à 10 ans, selon la typologie de la prestation. En copropriété, la majorité de ces contrats, qui constituent une part des charges courantes, sont souscrits en Assemblée Générale pour une durée de 3 ans et reconduits tacitement à l’issue de la période initiale. Ces contrats sont donc régulièrement concernés par le renouvellement de contrats prestataires.

Dans cet article, nous allons identifier les bonnes pratiques à suivre pour bénéficier des meilleures conditions contractuelles à l’occasion de la reconduction de chacun de vos contrats.

I) Bien se préparer avant le renouvellement de contrats prestataires

1. Le délai de reconduction

Le point primordial dans la renégociation de contrat est d’anticiper sa date de résiliation, et donc le préavis à respecter. La plupart des contrats en place sur votre copropriété ont un délai de préavis de trois mois.  En général, leur reconduction est fixée pour une période de 1 an (ou plus si mentionnée dans les conditions particulières du contrat).

Certaines catégories font exception à cette règle, comme les contrats de vos compteurs ou de votre chaudière collective, qui peuvent avoir une durée de 10 ans selon le type de contrat souscrit. Les contrats de fourniture d’énergie,  certains contrats de maintenance des ascenseurs ou encore de nettoyage peuvent avoir une durée de 3 à 5 ans.

C’est durant ce délai de préavis que le prestataire s’attend le plus souvent à une renégociation et sera dans les meilleures dispositions pour échanger avec vous. Certains prestataires n’hésitent pas à prendre l’initiative d’échanger avec vous.

Afin de ne pas manquer le coche, n’hésitez pas à mettre une alerte sur votre calendrier ! Il est très facile d’oublier le moment venu lorsque le contrat expire dans deux ou trois ans.

2. Renouvellement de contrats de prestataires = réévaluation du besoin

Un renouvellement de contrats prestataires est l’occasion de se pencher plus en détail sur votre besoin, le cahier des charges prévu et sa pertinence au sein de votre copropriété.

Les fréquences de nettoyage sont-elles adaptées à votre copropriété  ? Une option de dépannage 24h/24 sur votre ascenseur est-elle nécessaire ? Faut-il renforcer les fréquences d’intervention sur votre chaudière collective ?

La phase de renégociation est l’occasion de se pencher sur toutes les facettes du contrat et de le dimensionner au mieux  pour la copropriété. On peut par exemple s’aider des années d’expériences liées au contrat et des recommandations du prestataire.

Il est important de regarder également la répartition des tâches si la copropriété dispose d’un gardien. Il pourra par exemple s’occuper des espaces verts s’ils sont de petite taille ou même faire du nettoyage initialement prévu sur un autre contrat.

3. Les bonnes pratiques s’étendent jusqu’aux modalités contractuelles 

Au-delà du cahier des charges, il convient de vérifier d’autres points de votre contrat généralement sous-estimés mais pouvant avoir un impact important sur vos dépenses.

Durant cette période d’inflation des charges de copropriété, un intérêt tout particulier est à porter aux clauses de révision des prix renseignées. Il n’est pas rare de voir des contrats augmenter de plusieurs points sur une année en raison de l’envolée des indices de révision. 

Cela est principalement dû à l’augmentation du coût de la main-d’œuvre et du matériel pour les prestataires. 

Afin de limiter ces hausses, il existe plusieurs solutions : 

– Négocier un contrat à prix fixe sur une certaine période. En général, il est possible de fixer les prix sur une durée allant de 2 à 3 ans. 

– Vous pouvez également privilégier la tacite reconduction chaque année. Cela vous permettra  de garder la main en cas d’augmentation tarifaire importante. Ainsi, vous pourrez  établir un dialogue avec le prestataire et vos copropriétaires en amont de la reconduction.

Autre point, la durée d’engagement peut vous permettre d’obtenir de meilleures conditions tarifaires en plus de pérenniser votre relation avec votre prestataire. Cette initiative fonctionne particulièrement auprès de prestataires disposant d’équipements à amortir comme pour l’entretien des espaces verts.

Le nettoyage des parties communes peut être concerné par ce levier selon la taille de votre copropriété. 

Elle constitue un axe central de négociation pour la renégociation du contrat de maintenance de vos compteurs.

II) Négocier lors du renouvellement de contrats prestataires

Une fois les besoins définis, il reste l’étape de l’échange avec le prestataire.  Là encore, il convient de structurer votre propos afin d’aligner le prestataire avec vos objectifs.

Nous pouvons par exemple prendre le cas d’un ajustement des fréquences de passage pour le nettoyage des parties communes.

Pensez à bien lister avant votre échange les fréquences concernées et les raisons qui motivent ce choix. Pensez également à proposer des compromis en cas de réticence du prestataire.

Un ajustement de fréquences de passage implique une réattribution des heures du salarié sur d’autres sites. Cela prend du temps et, lui accorder un délai pour solutionner ce problème est toujours bienvenu. Cela facilitera le dialogue et vous assurera d’atteindre vos objectifs.

1. Etablir un dialogue avec le prestataire en place 

La mise en concurrence est souvent privilégiée par les copropriétés dans le cadre d’une négociation tarifaire. Pourtant,  la renégociation avec le prestataire en place peut être plus efficace et tout aussi intéressante économiquement.

En effet, le prestataire en place a pour avantage de bien connaître votre copropriété et dispose d’un historique de maintenance pouvant remonter à plusieurs années. La relation que vous entretenez permet d’ouvrir plus facilement le dialogue et d’explorer des options d’économies que vous n’avez peut-être pas considérées en premier lieu.

Par ailleurs, privilégier le prestataire en place au moment de la renégociation est très souvent bien reçu et le dialogue sur des sujets “sensibles” s’ouvrira plus facilement. Parler des tarifs, des problématiques rencontrées ou de la durée d’engagement sera bien plus facile lorsque vous faites comprendre que vous priorisez et valorisez le travail que le prestataire effectue sur site. 

2. Arbitrer sur la mise en concurrence 

Bien que la renégociation soit généralement la voie à privilégier, il se peut que vous ne puissiez pas établir le contact avec le prestataire ou que le conseil syndical exige une mise en concurrence.

Dès lors, n’oubliez pas de prévenir le prestataire en place ! Il est hautement probable que ce dernier réagisse et vous fasse une contre-proposition.

A titre informatif, seuls 10% des contrats sur lesquels nous intervenons font l’objet d’une mise en concurrence.

N’hésitez pas à interroger vos copropriétaires sur leurs éventuelles préférences en matière de prestataires à interroger tout en apportant votre expertise en retour.

Une autre initiative largement répandue est d’interroger des prestataires de votre portefeuille qui apportent satisfaction. Vous réduisez ainsi les mauvaises surprises.

Afin de faciliter la tâche des prestataires interrogés, il est impératif de bien détailler les prestations actuellement en place et idéalement d’organiser une rencontre sur site.

Cela contribuera également à réduire les éventuels problèmes de qualité de la prestation lors du changement d’entreprise.

Une fois les différentes offres obtenues, il reste à effectuer le comparatif. Il est commun d’avoir des écarts significatifs entre les offres, que ce soit au niveau tarifaire ou des prestations proposées. Assurez-vous bien que les propositions sont à prestations égales.

3. Etudier sa posture lors de la négociation 

Il est généralement admis qu’une négociation est réussie lorsque les deux parties en ressortent gagnantes. Ainsi, privilégiez la pérennisation de la relation avec le prestataire plutôt que l’échange frontal. Il est important de rester ouvert au dialogue et de  savoir faire certaines concessions afin d’atteindre votre objectif.

L’échange sera la plupart du temps houleux et non-constructif si les seuls points évoqués constituent des reproches. En faisant preuve d’empathie envers le prestataire, certaines demandes seront bien mieux reçues et plus facilement mises en place.

Par exemple, un prestataire de nettoyage devant ajuster ses fréquences de passage aura besoin de temps pour modifier son planning. Lui laisser un délai avant la mise en place du nouveau cahier des charges est une des solutions qui permettra de faciliter l’application de votre demande.

Le succès du renouvellement de votre contrat repose donc sur un équilibre fragile !  Les acheteurs d’Econhomes le maintiennent à chaque projet, tout le long de l’année sur tous vos sujets de charges courantes.

Conclusion

Le renouvellement de contrats prestataires constitue un moment important dans la gestion du budget d’une copropriété. Il peut permettre d’ajuster les prestations et de réaliser des économies non négligeables.

Afin de limiter les problématiques liées à une renégociation ou une mise en concurrence, il est important de bien définir vos besoins et objetcifs via une analyse détaillée de la situation de la copropriété.

L’empathie et l’écoute des prestataires vous permettra d’exécuter du mieux possible votre projet et de limiter les erreurs.