La première AG des immeubles neufs : l’Assemblée Générale Constitutive

Les immeubles neufs, dès lors qu’ils sont divisés en plusieurs lots vendus séparément, appartiennent au régime de la copropriété. Dans ce cas, le promoteur doit organiser la mise en copropriété et va donc préparer l’état descriptif de division ainsi que le règlement de copropriété qu’il remettra ensuite aux acquéreurs avec le contrat de vente.

Dans les cas les plus courants, le règlement de copropriété désigne le premier syndic, aussi appelé “syndic provisoire”. Nommé par le promoteur, la durée de son mandat ne peut excéder un an, à partir de la livraison du premier lot de la copropriété. Il prend le relais du promoteur pour l’administration de l’immeuble et l’organisation de la première assemblée générale : l’AG Constitutive.

Dans le cas où aucun syndic provisoire n’aurait été nommé, le promoteur est alors désigné comme administrateur provisoire et se charge lui-même de l’organisation de l’AG Constitutive.

Mais alors, comment se déroule cette Assemblée Générale Constitutive ?

L’AG Constitutive : un moment décisif pour la copropriété

Les premières dépenses de la copropriété sont réglées grâce à des provisions versées par les acquéreurs lors de la vente ou par une avance réalisée par le promoteur. Le syndic provisoire doit convoquer la première Assemblée Générale avant l’épuisement de la trésorerie.

Cette Assemblée Générale Constitutive est cruciale pour les premières années de la copropriété.

Le syndicat des copropriétaires (composé de l’ensemble des copropriétaires) s’y réunit pour la première fois afin de prendre des décisions importantes comme : la désignation des membres du conseil syndical, l’élection du premier syndic, la définition du budget de la copropriété ou encore la mise en place des contrats de fonctionnement.

Le promoteur est présent à cette AG Constitutive dans le but d’informer les copropriétaires sur la mise en service de l’immeuble et les installations en place.

Le saviez-vous ?

Entrée en vigueur en mars 2014, la loi ALUR prévoit différentes obligations pour les copropriétés, dont certaines concernent directement les immeubles neufs. On retrouve notamment parmi elles :

  • l’immatriculation des copropriétés au registre national tenu par l’ANAH,
  • la tenue d’une fiche synthétique,
  • la réalisation d’une mise en concurrence du syndic provisoire lors de l’Assemblée Générale Constitutive
  • une dérogation temporaire de création du fonds de travaux pour une durée de 5 ans
  • etc…

Comment se déroule cette Assemblée Générale Constitutive ?

1. En amont de l’Assemblée Générale Constitutive : la convocation

Rappelons que, faute de syndic désigné dans le règlement de copropriété, le promoteur est alors désigné comme “syndic provisoire”.

La convocation pour l’Assemblée Générale Constitutive doit être adressée par lettre recommandée, avec accusé de réception, à tous les copropriétaires. Elle doit être envoyée au plus tard 21 jours avant la date d’Assemblée Générale Constitutive (article 9 du Décret n°67-223 du 17 mars 1967 pris pour l’application de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis).

La convocation informe du lieu, de la date et de l’heure de l’Assemblée Générale Constitutive. À savoir que cette dernière peut avoir lieu en présentiel ou à distance (en savoir plus sur le fonctionnement des AG à distance).

Convocation assemblée générale
Cette convocation doit également inclure l’ordre du jour avec les textes qui seront soumis aux votes, ainsi que des annexes définies comme :

  • le budget prévisionnel de fonctionnement
  • les devis et contrats des futurs prestataires
  • toute question inscrite par un copropriétaire

Il est attribué autant de voix que de quotes-parts. Celles-ci dépendent des tantièmes détenus par chacun des copropriétaires.

Les tantièmes, définis dans le règlement de copropriété, correspondent plus ou moins à la superficie que représente le(s) lot(s) d’un copropriétaire par rapport à la totalité des surfaces.

Une pondération peut-être réalisée en fonction du type d’usage (professionnel ou résidentiel), du niveau de l’appartement (étage), du type de lot (appartement, cave ou parking), etc.

À noter : Si le promoteur détient encore la majorité des tantièmes, le nombre de ses voix est ramené au total des voix dont dispose l’ensemble des autres copropriétaires (article 22 de la Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis).

2. L’ordre du jour de l’AG Constitutive

Comme évoqué précédemment, c’est lors de cette Assemblée Générale Constitutive que les copropriétaires présents votent les résolutions qui figurent à l’ordre du jour.

On y retrouve notamment :

  • l’élection des membres du bureau de séance (président, scrutateur et secrétaire)
  • l’élection des membres du conseil syndical
  • la désignation du syndic de copropriété
  • le choix de la date d’arrêté des comptes, qui détermine la périodicité de l’exercice comptable de la copropriété
  • l’établissement du budget de fonctionnement, qui détermine le montant de vos appels de charges (découvrez notre article pour en savoir plus sur les charges d’un immeuble neuf)
  • l’avance de trésorerie, correspondant généralement à un 1/6ᵉ du budget de fonctionnement
  • le choix des contrats de prestations de l’immeuble, fournis en annexe de la convocation
  • les demandes privatives de travaux ayant un impact sur les parties communes

Chaque copropriétaire peut demander l’ajout d’une résolution à cet ordre du jour. Pour cela, le copropriétaire doit l’adresser au syndic provisoire, par lettre recommandée avec accusé de réception, avant l’envoi des convocations.

À noter : Chaque résolution est votée à une majorité qui varie en fonction de la nature de la décision. On y retrouve la majorité simple, la majorité absolue, la double majorité et le vote à l’unanimité.

3. Après l’AG Constitutive : le procès-verbal

Immeuble neuf assemblée générale
Au début de l’Assemblée Générale, différentes personnes sont désignées afin de former le bureau de séance :

  • le secrétaire de séance, qui se charge de rédiger et signer le procès-verbal à l’issue de l’Assemblée Générale, ou au plus tard huit jours à l’issue de celle-ci,
  • le président de séance et le(s) scrutateur(s), qui signent également ce document

Que retrouve-t-on obligatoirement dans ce procès-verbal ?

Le procès-verbal est un document essentiel pour tracer les décisions relatives à la vie d’une copropriété et est donc soumis à certaines obligations. En effet, il est inscrit au registre de la copropriété et contient :

  • le résultat des votes sous l’intitulé de chaque question inscrite à l’ordre du jour
  • les noms des copropriétaires qui se sont opposés à la décision ou qui se sont abstenus ainsi que le nombre de voix que cela représente
  • les réserves formulées par les copropriétaires
  • tout incident technique ayant empêché un copropriétaire ayant eu recours à la visioconférence de faire connaître son vote
  • la feuille de présence de l’Assemblée Générale Constitutive
Article Econhomes

Le syndic communique le procès-verbal sous un mois à l’ensemble des copropriétaires, par lettre recommandée avec accusé de réception ou par courrier électronique.

Cette notification déclenche le délai de deux mois permettant aux copropriétaires opposants ou défaillants de contester une, ou plusieurs, décisions.

Le saviez-vous ?

Un copropriétaire “défaillant” est un copropriétaire qui n’est ni présent ni représenté.

L’Assemblée Générale Constitutive est certes une procédure très réglementée, mais qui reste essentielle au bon démarrage et fonctionnement des nouvelles copropriétés.

Les points le plus souvent discutés restent l’élection du conseil syndical et le montant du budget de fonctionnement.

Une bonne communication en amont de la part du promoteur et du syndic provisoire permet de faciliter les prises de décision et d’éviter les frustrations qui peuvent suivre les réceptions des 1ers appels de charges.

Econhomes accompagne les promoteurs pour estimer les charges des programmes neufs

En savoir plus :

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