Le conseil syndical :
Un rôle essentiel au bon fonctionnement des copropriétés
La définition du rôle du Conseil Syndical est vague tant sur la partie législative qu’en pratique.
Ce qu’en dit l’article 21 de loi de 1965 (modifié en 2018 par la loi Elan) : « Dans tout syndicat de copropriétaires, un conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion »
Le cadre législatif prévoit quelques dispositions essentielles :
- Le Conseil Syndical DOIT être consulté pour toutes les dépenses d’un montant minimal fixé par l’Assemblée Générale. Ce qui veut dire que pour certaines dépenses, le Syndic ne peut prendre seul une décision.
- Il DOIT mettre en concurrence le contrat de Syndic tous les 3 ans.
- Il PEUT se saisir de toute question relative à la copropriété et ainsi donner son avis au Syndic et/ou à l’Assemblée Générale.
- Il PEUT collecter tout document auprès du Syndic relatif à la copropriété. Le Syndic a alors 1 mois pour lui fournir
Pourtant, certaines Assemblées Générales (AG) se dispensent de cet organe de gestion essentiel au bon fonctionnement de la copropriété.
En effet, il est important de rappeler que les membres du Conseil Syndical sont élus par les copropriétaires lors de l’assemblée générale. La durée du mandat est en général d’un an, renouvelable à chaque AG. Les membres peuvent « démissionner » quand ils le souhaitent.
Un président du conseil syndical peut aussi être élu en AG.
Bon à savoir : Si plus de 25% des membres élus démissionnent, le conseil syndical n’est plus valable.
Une fois présenté le cadre législatif, on constate que ses missions varient d’une copropriété à une autre, mais une chose est sure, son implication est un facteur de bonne gestion de la copropriété.
Que fait concrètement le Conseil Syndical ?
Il est l’interlocuteur privilégié du gestionnaire de copropriété, il fait le lien entre les copropriétaires et le syndic. Mais quel est son périmètre d’intervention ? Quelles sont ses limites ? Quelle est son organisation ?
Nous allons essayer de répondre à ces questions.
1. L’organisation du Conseil Syndical
Elle est libre. Les membres du Conseil Syndical sont libres de s’organiser comme ils le souhaitent. La loi leur permet d’élire parmi eux un président.
De manière générale, les Conseils Syndicaux sont donc finalement assez peu organisés, préférant ainsi se réunir régulièrement pour traiter des affaires courantes de manière collégiale.
Cette organisation permet de limiter le pouvoir de chacun et d’obtenir un consensus.
Cependant elle ralentit considérablement les avancées dans la gestion puisqu’elle nécessite de se réunir et de traiter chaque décision de manière périodique.
L’organisation conseillée est donc de partager les responsabilités entre chaque membre du Conseil Syndical, voire de créer des binômes.
Certains membres seraient en charge des équipements techniques de la copropriété, d’autres des extérieurs, d’autres encore des questions juridiques, etc.
Cette organisation permet à la fois d’accélérer les circuits de décisions et de responsabiliser les membres sur leurs attributions.
2. Le contrôle de gestion
Le Conseil Syndical a la capacité, et même l’obligation, de vérifier la bonne gestion du Syndic.
À ce titre, il peut collecter l’ensemble des données lui permettant d’exécuter cette mission : factures, contrats, ordres de services (OS), etc. Le Conseil Syndical a accès à toutes les informations relatives à la gestion de la copropriété.
En règle générale, le Conseil Syndical ne réalise cette mission de contrôle qu’au moment de la vérification des comptes, précédant l’Assemblée Générale (cf : article sur le contrôle des comptes).
Il peut se faire assister par un tiers dans ses missions (sur la vérification des comptes, il peut par exemple faire appel à un comptable spécialisé en copropriété).
Dans le cadre de sa mission de contrôle de l’administrateur de biens, le législateur a souhaité contraindre le Conseil Syndical à organiser une mise en concurrence du contrat de syndic tous les 3 ans.
L’objectif est de permettre au Conseil Syndical d’être au fait des nouvelles pratiques, des prix de marchés ou autres nouveaux acteurs existants sur le marché de la gestion de copropriété.
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3. L’assistance au Syndic
On l’oublie trop souvent… le Conseil Syndical a aussi pour rôle d’accompagner le Syndic dans sa gestion de la copropriété.
Il est d’abord un relai de communication essentiel. Pour le gestionnaire, il permet de faciliter les remontées d’information. Un membre du Conseil Syndical réalise les visites d’immeubles avec le gestionnaire pour faire part des différents besoins observés, il joue également le rôle d’intermédiaire pour la gestion des demandes des copropriétaires.
À l’inverse, le Conseil Syndical relaie les informations à la copropriété. Il peut exposer aux copropriétaires les raisons d’un retard de chantier, faire de la pédagogie pour expliquer une décision, etc.
Ensuite, le Conseil Syndical a un rôle important à jouer sur le suivi des prestations réalisées sur site. En effet, en l’absence d’un gardien ou d’un employé d’immeuble, le Conseil Syndical doit suivre la bonne exécution des contrats et remonter les informations au gestionnaire lorsque les choses ne sont pas réalisées dans les conditions prévues.
Le gestionnaire n’étant pas en permanence sur les lieux, ce rôle est essentiel pour piloter efficacement les contrats de prestations et les travaux.
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Les points essentiels à savoir avant de vous présenter
L’implication dans la copropriété est chronophage… mais elle est indispensable à la bonne tenue de l’immeuble. Une copropriété mal entretenue perd de la valeur, et les appartements aussi.
Le Conseil Syndical doit se réunir au moins une fois par an pour la vérification des comptes.
La cadence de réunions doit être en fonction de la taille de l’immeuble et de la criticité des sujets en cours, toutefois, il est recommandé de le réunir au moins une fois tous les trimestres. La présence du syndic lors de ces réunions est facultative. De manière générale, il est pertinent de réaliser des réunions en présence du gestionnaire et d’autres sans.
Les membres du Conseil Syndical sont des bénévoles qui offrent de leur temps et de leur compétence pour le bien de la communauté, c’est pourquoi beaucoup sont des retraités. Il est important de préciser que la responsabilité du Conseil Syndical ne peut être engagée, ce n’est pas une entité reconnue par la justice. Néanmoins, certains membres peuvent être traduits en justice si des prestations illégales ont été constatées (rétro-commission pour la sélection d’un prestataire, dépenses non justifiées, …)
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