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Comment bien vérifier les comptes de charges de votre copropriété ?

C’est une mission essentielle du Conseil Syndical : le contrôle des dépenses engagées par le Syndic lors de la dernière année écoulée.

Cette tâche intervient quelques semaines avant l’Assemblée Générale des copropriétaires, alors que le gestionnaire de la copropriété attend avec « impatience » que le Conseil Syndical valide la bonne gestion des comptes.

Ô combien importante, cette mission est loin d’être simple ! Perdus dans les méandres du RGDD (Relevé Général des Dépenses), les membres du Conseil Syndical doivent se donner bien du mal pour y voir clair.

 

Nous allons essayer de vous aider avec ces quelques astuces

Vérification des factures immeubles

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Etape 1 : Y voir plus clair !

 

Les dépenses ne sont pas consolidées dans le RGDD. En effet, chaque dépense est imputée en fonction des règles de répartition inscrites au Règlement de copropriété.

Ainsi, un même prestataire, intervenu pour une même prestation, pourra se retrouver sur plusieurs lignes de dépenses en fonction des zones dans lesquelles il est intervenu.

 

Par exemple, lors de la vérification des extincteurs, les lignes de dépenses seront réimputées différemment en fonction :

  • Des différentes allées qui composent votre copropriété
  • Des équipements de la copropriété (parkings, piscines, etc.)
  • De la masse générale (partie commune à tous les lots de la copropriété)

 

Pour avoir une vision globale des dépenses engagées pour une même prestation, il faut donc additionner toutes les sommes. C’est un exercice qui peut s’avérer très chronophage pour les copropriétés dont le RGDD fait plusieurs dizaines de pages !

 

Une vision comptable consolidée est disponible dans les annexes 2 et 3 transmises lors de la convocation à l’Assemblée Générale. Ces annexes comptables ont également l’avantage de présenter l’évolution des dépenses sur les deux dernières années.

 

L’astuce econhomes :

Certains services comptables sont en mesure de vous produire le Relevé Général des Dépenses sous format Excel. Ce format vous permettra de mieux manipuler les chiffres et réaliser vos analyses !

Etape 2 : Les anomalies comptables

 

Un principe fondamental : TOTAL DEBITS = TOTAL CREDITS.

Si ce principe n’est pas respecté dans les annexes financières, il doit y avoir des erreurs.

 

Une 1ère source d’erreur provient de la difficulté à imputer les dépenses dans la copropriété. Il est très courant que la comptabilité se trompe dans l’imputation d’une dépense. L’impact de cette erreur est important puisqu’il aura pour conséquence d’augmenter le montant des charges pour certains copropriétaires et de les réduire pour d’autres.

 

La mise en place de compteurs divisionnaires pour l’eau et le chauffage est également source de potentielles erreurs au moment de la ré-imputation des dépenses.

 

Pour la répartition des charges, on parle de « tantième de copropriété » ; ce qui correspond au poids que représente un lot dans la copropriété. Ces tantièmes sont calculés sur la base de la surface. Attention, ces tantièmes peuvent être « aggravés » en fonction de l’usage des équipements (exemple : ascenseur)

L’astuce econhomes :

Sans avoir à connaitre le Règlement de copropriété par cœur (ouf !), nous conseillons d’être attentif à ces répartitions et ne pas hésiter à poser vos questions au gestionnaire si vous avez le moindre doute.

conseil syndical controle syndic

Etape 3 : Vérification des factures

 

Une ligne sur un fichier n’est rien sans la facture qui va avec ! Les informations que vous pourrez confirmer sont nombreuses.

 

  1. Le montant de TVA

De nombreuses dépenses bénéficient d’un taux réduit de TVA à 10%. Seule la facture vous permettra de vérifier quel a été le montant de TVA imputée par le fournisseur.

 

  1. Le montant de la facture vs le montant imputé

L’erreur est humaine … Le comptable peut parfois se tromper au moment de la saisie de facture. Un simple contrôle rapide permet d’ajuster, mais attention : à la hausse comme à la baisse !

 

  1. La période d’imputation

Avec les règles de comptabilité d’engagement, les dépenses doivent être imputées en fonction de la période à laquelle elles font références. Un simple point de vérification pour ne pas se voir comptabiliser 13 mois sur un exercice par exemple.

 

  1. Et bien sûr…le doublon !

Encore une fois, l’erreur est humaine. Il peut arriver qu’une intervention soit facturée à deux reprises…Et que personne ne s’en soit aperçue, ni à la comptabilité du fournisseur, ni à la comptabilité du Syndic.

Les doublons se repèrent relativement facilement quand on a la vue d’ensemble.

L’astuce econhomes :

Si vous êtes (très) courageux, vous pouvez vérifier chaque facture imputée dans la copropriété.

Sinon, ciblez les postes de dépenses qui ont des probabilités d’erreurs plus importantes (les TVA à taux réduits, les prestations exceptionnelles, etc.)

Etape 4 : Vérification du montant par rapport aux contrats

 

Vous avez probablement mené des actions de renégociations avec votre gestionnaire durant l’année écoulée. Des prestataires vous ont fait des offres alléchantes ? Vérifiez bien que les montants inscrits dans les offres correspondent aux montants facturés…

 

Pour les prestations « historiques », il est nécessaire de vérifier que la formule de révision des contrats de la clause d’indexation soit bien appliquée.

Vous étiez bons en maths ? C’est le moment de le prouver en résolvant ces équations !

 

Enfin, il est impératif d’analyser les prestations « exceptionnelles » facturées en plus des contrats. Les interventions concernées n’étaient-elles pas couvertes par le forfait et les garanties auxquelles vous aviez souscrites ?

 

L’astuce econhomes :

La complexité des analyses s’amplifie avec la taille de la copropriété et du nombre de factures à vérifier.

Dans le cadre des projets d’optimisation des charges, Econhomes peut réaliser la vérification des comptes pour vous, n’hésitez pas à nous contacter.

Sinon, bon courage et bonne AG !

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