Les frais d’affranchissement en copropriété : explications

La refacturation des charges d’affranchissement (impression, enveloppes et timbres) est paradoxalement un poste de dépense non négligeable dans le budget de la copropriété. 

Le syndicat des copropriétaires, par l’intermédiaire du syndic, communique avec de nombreux tiers. Le courrier est toujours le moyen de communication le plus couramment utilisé. Bien que la loi ALUR et la nouvelle loi ELAN aient initiée une démarche de dématérialisation / digitalisation des procédures, les usages sont toujours bien ancrés.

Appels de charges, courriers de relance, convocation à l’Assemblée Générale, PV d’Assemblée Générale, etc. sont autant de courriers qui viennent remplir les boites aux lettres des copropriétaires. Les fournisseurs et autres tiers génèrent également des flux de courriers pour les échanges communs (avis de paiement, factures, etc.)

Par principe, le gestionnaire de copropriété (le Syndic) prends en charge l’ensemble des coûts puis les refacture à la copropriété au titre des charges courantes.

Depuis la mise en place du contrat type, il est spécifié que « l’envoi des documents afférents aux prestations du forfait donne lieu à remboursement au syndic des frais d’affranchissement ».  Les frais postaux ne sont donc pas compris dans le forfait des syndics et peuvent donc être refacturés.

Il est nécessaire de préciser que cette refacturation ne peut faire l’objet d’une forfaitisation, le syndic n’étant plus autorisé à réaliser une marge sur ces prestations. Il refacture donc l’ensemble des coûts au réel de ce qu’il a dépensé.

Vous souhaitez en savoir plus sur les frais d’affranchissement ?

Nos experts répondent à toutes vos questions :

Pourquoi l’affranchissement en copropriété coûte si cher ?

Les envois les plus coûteux pour la copropriété sont les convocations aux assemblées générales.

Ces courriers sont composés des sujets à aborder en assemblée générale, le relevé global des dépenses, les 5 annexes financières et les éventuels devis ou autres rapports d’expertises (comme un éventuel Diagnostic Technique Global).

En fonction de la taille de la copropriété et du nombre de sujets traités en AG, le nombre de feuilles peut être très conséquent : de plusieurs dizaines à plusieurs centaines !

Or, le nombre de feuilles impacte l’ensemble du coût :

• Le prix d’achat du papier
• L’encre pour l’impression
• Les enveloppes
• L’affranchissement (dépendant du poids de l’ensemble)

De plus, les convocations en AG doivent être envoyées en lettre recommandée avec avis de réception, ce qui impacte évidemment le tarif d’affranchissement.

Certains Syndics ont investi dans des équipements (imprimantes multifonctions professionnelles, Machine à Affranchir, etc.) permettant de limiter les coûts par l’automatisation.

Néanmoins, la majorité des administrateurs de Biens sous-traitent ces prestations auprès d’imprimeurs professionnels.

Comment réduire les frais d’affranchissement ?

Il existe de nombreux moyens pour réduire les charges d’affranchissements.

1. La remise en main propre contre émargement ou récépissé

En effet, le recours à l’envoi postal n’est pas rendu obligatoire par la loi. Toutefois, il est important pour le syndic, de pouvoir prouver que les documents ont bien été reçus (et dans les délais légaux) par les copropriétaires. C’est pourquoi, il est nécessaire d’horodater la réception de certains courriers et que le recommandé est couramment utilisé.

Une solution peut être de transmettre une partie des courriers, lorsque l’occasion se présente, en main propre contre signature.

2. La dématérialisation : le courrier électronique

Après les impôts, les relevés de comptes, … pourquoi ne pas dématérialiser les échanges avec votre gestionnaire ?

L’envoi des éléments électroniquement permet de faire des économies importantes sur les photocopies et surtout sur … les frais postaux.

Cette solution consiste à recourir à une plateforme en ligne qui sécurise, horodate et authentifie l’envoi et la réception de courrier par voie électronique (e-mail).

L’avantage majeur de cette solution est sa flexibilité. En effet, le syndic peut dématérialiser les courriers de certains copropriétaires (ayant accepté ce changement) tout en gardant l’envoi en courrier traditionnel pour les autres copropriétaires.

Les prestataires spécialisés dans ces solutions sont habitués à gérer ce mix et le syndic conserve un interlocuteur unique, que ce soit pour les courriers électroniques ou les courriers papiers.

De plus, il est toujours possible de revenir sur un envoi papier pour les copropriétaires ayant accepté de passer sur les courriers électroniques mais ayant changé d’avis.

Alors n’hésitez pas à demander plus d’information à votre gestionnaire !

Je souhaite maîtriser mes frais de courriers

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